L’epidemia ci ha costretto tutti all’isolamento, ma i divieti hanno messo in evidenza ancor più tutte le potenzialità delle tecnologie di comunicazione. Nel lavoro e in casa. D’ora in poi la vita sarà molto più “smart” di prima.

di Davide Fumagalli

Sino all’inizio di marzo, la parola Zoom faceva pensare alle caratteristiche della fotocamera dell’ultimo smartphone, ora invece fa correre la mente all’icona blu dell’applicazione per tenersi in contatto con colleghi, amici e familiari, anch’essi confinati nelle proprie abitazioni per scongiurare il rischio di contagio del virus Covid-19. La pandemia che ha colpito l’intero pianeta ha stravolto le abitudini quotidiane di milioni di persone, costringendo tutti i professionisti a colmare con un balzo il famoso digital gap che affligge tanto le aziende quanto le persone, scoprendo che spesso questo divario non è poi così profondo.

Zoom, così come strumenti egualmente efficaci come Microsoft Teams o GoTo Meetings, riescono infatti a compensare la mancanza di interazione con colleghi, amici e altre persone, indispensabile per gli esseri umani. Come ha evidenziato Cal Newport in Minimalismo digitale – bestseller scritto lo scorso anno con lo scopo di aiutare una società perennemente distratta da social network, meme e altre forme povere di interazione – a riprendere il controllo della propria esistenza, l’essere umano ha bisogno di interazioni complesse e non limitate a email di gruppo o chat testuali. Programmi come Zoom e Teams nascono proprio con lo scopo di consentire a gruppi che possono superare le venti persone di interagire tra loro liberamente, guardandosi attraverso le webcam integrate nel personal computer per recuperare almeno in parte l’importantissima comunicazione non verbale, condividendo allo stesso tempo lo schermo del proprio computer per mostrare documenti e altri file, e anche quello di tablet o pc con schermo touch per usarli come lavagne interattive su cui tracciare via via appunti per arrivare, con il contributo di tutti i colleghi, a un lavoro che tenga davvero conto di tutte le competenze.

Per fare questo Zoom e Microsoft Teams (che sono disponibili anche in versione gratuita per uso privato) mettono a disposizione strumenti indispensabili per ricreare in senso digitale lo spirito di una vera riunione come la funzione Alzata di mano, che permette a ogni partecipante di attirare l’attenzione del relatore per approfondire un punto, o gli algoritmi di intelligenza artificiale che filtrano automaticamente rumori di sottofondo che possono disturbare la concentrazione come il ticchettio della digitazione sulla tastiera da parte di qualche partecipante al meeting o le interferenze.

Poiché la differenza tra vita professionale e privata è ormai sempre più labile, le potenzialità di strumenti come Zoom, nati per un utilizzo business, sono ormai sfruttate anche in ambito privato, dove la fantasia e l’inventiva ne hanno fatto tesoro. I pranzi con familiari e amici si sono così adattati alla distanza, mettendo a tavola un computer portatile con videocamera al posto degli invitati che consente così di ricreare l’atmosfera conviviale fatta anche di condivisione di sorrisi e di manicaretti, se non da assaporare almeno da ammirare e commentare. Esperimenti, come sottolineato da un attento osservatore della società come il professor Domenico De Masi, che lasceranno il segno cambiando la vita quotidiana.

La necessità di mediare la collaborazione con strumenti digitali è inoltre l’occasione di comprendere meglio le potenzialità di strumenti che utilizziamo solo per una piccola parte delle loro possibilità. Office 365, per esempio, è da tempo ben più di un insieme di programmi per la produttività individuale come Word, Excel e PowerPoint: basta andare all’indirizzo www.office.com, inserire le credenziali con cui si è registrati per accedere a potentissimi strumenti di collaborazione come Share Point, un vero portale personalizzato per condividere con i colleghi notizie, documenti e persino veri e propri siti in pochi click. In questo modo è possibile evitare non solo il problema delle catene spesso inestricabili di email inviate a molti colleghi e delle relative risposte che si moltiplicano, spesso senza tenere conto dei contributi degli altri colleghi, ma anche del dramma delle molteplici versioni di uno stesso documento. Con SharePoint, invece, è possibile per un gruppo di colleghi lavorare insieme su uno stesso documento vedendo le modifiche e le aggiunte fatte da ciascuno, così da farle proprie già mentre si lavora. Inoltre un calendario condiviso degli impegni professionali, diviso da quelli personali per ovvie esigenze di privacy, facilita in modo significativo la definizione di giorni e orari di meeting, anche se virtuali, rispetto al classico giro di email con molte persone in copia e altrettante risposte e proposte alternative.

Un uso intenso di strumenti di collaborazione e di condivisione rende però necessario innalzare il livello di sicurezza digitale, troppo spesso trascurato anche perché legato in buona parte all’efficacia delle password. Creare – e ricordare – una password sicura è fortunatamente meno complessa di quanto le norme tradizionalmente seguite prevedono. Secondo un recente blog di un esperto di cybersecurity di Microsoft, Aaron Margosis, l’obbligo di creare password con caratteri, simboli e numeri quasi casuali, e cambiarle spesso, sarebbe frutto di una visione obsoleta della sicurezza. “Quando le persone vengono costrette a creare password difficili da ricordare, troppo spesso le annotano dove gli altri possono vederle – ha spiegato Margosis -. Peggio ancora, quando sono costrette a cambiare le loro password, troppo spesso fanno una piccola e prevedibile alterazione alla loro password esistente”, così da evitare la seccatura di imparare a memoria un nuovo codice. Niente parole con lettere “i” trasformate in “1” e nomi propri seguiti dall’anno di nascita, ma neanche codici inintelligibili, meglio tre o quattro parole comuni non legate logicamente tra loro e scriverle una dopo l’altra: una password come IsolamentoArancinaFinestra, non impossibile da ricordare, risulta estremamente complessa da indovinare da hacker e software anche utilizzando enormi potenze di calcolo e algoritmi di intelligenza artificiale.